Cómo entender las cuentas de una comunidad de propietarios: guía práctica para presidentes

Para saber si unas cuentas están bien no hace falta ser contable. Hace falta saber qué preguntas hacer.

La reunión llevaba casi dos horas. Se había hablado del ascensor, de una humedad en el garaje, del horario de la piscina y de varias quejas sobre la limpieza.

Finalmente llegó uno de los últimos puntos del orden del día: aprobación de las cuentas del ejercicio.

El administrador proyectó varias páginas llenas de cifras. Ingresos. Gastos. Saldos. Proveedores. Deudores. Presupuesto. Resultado del ejercicio.

—¿Alguna pregunta?

Silencio.

Uno de los propietarios preguntó cuánto dinero había en el banco. Otro quiso saber por qué el gasto de mantenimiento había aumentado. Se dieron algunas explicaciones. Y pocos minutos después llegó la votación.

Las cuentas quedaron aprobadas.

Probablemente estaban perfectamente confeccionadas. Pero ocurrió algo que sucede en muchas comunidades de propietarios: la mayoría de quienes acababan de aprobarlas no sabrían explicar exactamente qué información contenían.

Y eso plantea una cuestión importante: ¿es necesario saber contabilidad para entender las cuentas de una comunidad de propietarios?

Nuestra respuesta es clara: no.

Un presidente no necesita saber contabilizar una factura. Tampoco necesita conocer el funcionamiento técnico de todas las cuentas contables. Pero sí debería ser capaz de responder algunas preguntas sencillas.

¿Cuánto ha costado realmente mantener la comunidad este año? ¿Por qué hemos gastado más o menos que el año anterior? ¿Hay propietarios que deben dinero? ¿Tenemos facturas pendientes de pago? ¿Cuánto dinero existe realmente en las cuentas bancarias? ¿Las derramas aprobadas se han destinado a aquello para lo que se solicitaron? ¿Existe documentación que permita comprobar todo lo anterior?

Porque comprender unas cuentas no consiste en interpretar cada número. Consiste en entender la historia económica que esos números están contando.

Y ese es precisamente el objetivo de esta guía.

¿Cómo entender las cuentas de una comunidad de propietarios sin ser contable?

Una de las preguntas más habituales entre presidentes y juntas de gobierno es cómo entender las cuentas de una comunidad de propietarios cuando no se tienen conocimientos contables.

Para realizar una primera lectura no necesitas conocer un plan contable. Empieza comprobando siete datos:

• Cuánto ha ingresado la comunidad.
• Cuánto ha gastado.
• Cuánto dinero tiene realmente en el banco.
• Cuánto deben los propietarios.
• Qué facturas u obligaciones están pendientes de pago.
• Cuáles han sido las principales desviaciones respecto al presupuesto.
• Qué operaciones extraordinarias se han producido durante el ejercicio.

Después hay que dar un paso más: comprobar que la información presentada es coherente con los movimientos bancarios, las facturas, el presupuesto y los acuerdos adoptados por la comunidad.

Para saber si unas cuentas están bien no hace falta ser contable. Hace falta saber qué preguntas hacer.

Las cuentas de una comunidad no son un documento: son varias piezas que deben encajar

Cuando hablamos de las cuentas de una comunidad solemos pensar en el documento que el administrador presenta al final del ejercicio. Pero la realidad económica de una comunidad es mucho más amplia.

Contabilidad → Banco → Facturas → Presupuesto → Actas y acuerdos → Deudores y acreedores

Cada una de estas piezas aporta información diferente. La contabilidad nos dice cómo se han registrado las operaciones; los extractos bancarios muestran los movimientos reales de dinero; las facturas justifican una parte importante de los gastos; el presupuesto permite comparar lo esperado con lo realmente ejecutado; las actas explican decisiones económicas; y los saldos de deudores y acreedores muestran qué cantidades continúan pendientes.

El verdadero control aparece cuando todas estas fuentes cuentan una historia coherente.

Una cifra puede ser contablemente correcta y, sin embargo, no explicar adecuadamente lo que ha ocurrido.

https://comuniasolutions.com/revisar-cuentas-comunidad-propietarios-2/

Las siete cifras que todo presidente debería conocer antes de aprobar las cuentas

1. Los ingresos del ejercicio

La primera pregunta es sencilla: ¿cuánto dinero ha ingresado la comunidad durante el año y de dónde procede?

• Cuotas ordinarias.
• Derramas extraordinarias.
• Alquileres de elementos comunes.
• Indemnizaciones de seguros.
• Subvenciones.
• Intereses.
• Recuperaciones de deudas.
• Otros ingresos extraordinarios.

Lo importante no es únicamente conocer la cifra total. Hay que entender qué explica esos ingresos. Un incremento importante respecto al ejercicio anterior puede deberse, por ejemplo, a una derrama extraordinaria.

2. Los gastos del ejercicio

Después debemos preguntarnos: ¿cuánto ha costado realmente mantener la comunidad?

• Limpieza.
• Conserjería.
• Mantenimiento de ascensores.
• Jardinería.
• Seguros.
• Suministros.
• Mantenimiento de instalaciones.
• Reparaciones.
• Administración.

Pero conocer el importe no es suficiente. La pregunta importante es por qué hemos gastado esa cantidad y cómo ha evolucionado respecto a ejercicios anteriores.

https://comuniasolutions.com/gastos-injustificados-comunidad-propietarios/

3. El saldo bancario

Éste es uno de los datos que más fácilmente se interpreta de forma equivocada. Imaginemos que al cierre del ejercicio una comunidad tiene 80.000 € en sus cuentas bancarias. ¿Significa eso que la comunidad ha obtenido un beneficio de 80.000 €? No.

Puede haber derramas cobradas para una obra todavía no ejecutada, facturas pendientes de pago o dinero reservado para actuaciones concretas.

Tener 80.000 € en el banco no significa haber ganado 80.000 €.

El saldo bancario es una fotografía de la tesorería en un momento determinado. Para comprender la situación económica hay que relacionarlo con el resto de la información y comprobar que los saldos reflejados coinciden con las entidades bancarias.

https://comuniasolutions.com/conciliacion-bancaria-comunidad-propietarios/

4. Los propietarios deudores

Otra cifra fundamental es cuánto dinero deben los propietarios a la comunidad. Conviene conocer no sólo el saldo total, sino también su composición y antigüedad. No es lo mismo una deuda reciente que otra que se arrastra durante varios ejercicios.

5. Las facturas y obligaciones pendientes de pago

También debemos mirar la otra cara: qué cantidades debe pagar la comunidad. Puede haber facturas recibidas y todavía no abonadas, trabajos ejecutados pendientes de facturación, certificaciones de obra o compromisos adquiridos.

Una comunidad puede disponer de una tesorería elevada y, al mismo tiempo, tener compromisos significativos pendientes. Por eso liquidez disponible y situación económica no son exactamente lo mismo.

6. Presupuesto frente a gasto real: una comparación imprescindible

El presupuesto responde a una pregunta: ¿cuánto pensábamos gastar? Las cuentas responden a otra: ¿cuánto hemos gastado realmente?

La tercera línea merece una explicación: ¿se produjo una avería importante?, ¿hubo varias reparaciones?, ¿se realizó una actuación no prevista?, ¿el gasto fue autorizado?, ¿es excepcional o puede repetirse?

La pregunta útil no es únicamente cuánto hemos gastado. Es por qué hemos gastado de forma distinta a lo que habíamos previsto.

7. Los ingresos y gastos extraordinarios

Una derrama, una gran reparación, una subvención o una indemnización pueden transformar completamente la lectura de un ejercicio. Por eso siempre conviene preguntar: ¿qué ha ocurrido este año que probablemente no volverá a ocurrir el próximo?

La lectura en tres capas de Comunia®

En Comunia Solutions creemos que existe una manera sencilla de aproximarse a unas cuentas sin perderse entre decenas de partidas. La denominamos lectura en tres capas de Comunia®.

Primera capa: ¿qué ha ocurrido?

Empezamos observando ingresos, gastos, resultado y principales variaciones respecto al ejercicio anterior. Buscamos la fotografía general.

Segunda capa: ¿qué queda pendiente?

Después observamos saldos bancarios, propietarios deudores, facturas pendientes, proveedores, obligaciones económicas y fondos o derramas con destino específico.

Tercera capa: ¿todo encaja?

• La contabilidad coincide con el banco.
• Los gastos disponen de soporte.
• Las principales desviaciones pueden explicarse.
• Los movimientos extraordinarios están identificados.
• Las derramas pueden seguirse.
• Las decisiones relevantes tienen respaldo en los acuerdos adoptados.
• Los saldos pendientes tienen una explicación.

Unas buenas cuentas no son aquellas en las que los números cuadran. Son aquellas en las que los números cuentan una historia que puede demostrarse.

Saldo bancario, resultado y dinero disponible: no son lo mismo

Supongamos que una comunidad termina el año con 100.000 € en el banco. Durante los últimos meses ha cobrado una derrama de 60.000 € destinada a renovar los ascensores y la obra todavía no ha comenzado.

Si miramos exclusivamente el banco podríamos pensar que existen 100.000 € disponibles. Pero una parte de ese dinero ya tiene un destino. Si además existen 15.000 € de facturas pendientes, la fotografía cambia de nuevo.

• ¿Cuánto dinero existe en el banco?
• ¿Cuál ha sido el resultado económico del ejercicio?
• ¿Qué parte de la tesorería está realmente disponible una vez considerados los compromisos existentes?

Son preguntas relacionadas, pero no equivalentes.

Siete señales que deberían hacerte formular una pregunta

1. Una partida aumenta significativamente sin una explicación clara

Especialmente si el incremento se repite durante varios ejercicios.

2. El saldo contable no coincide con la información bancaria

Puede existir una explicación razonable, pero la diferencia debe poder conciliarse.

3. Aparecen conceptos que nadie sabe explicar

Conceptos genéricos merecen atención cuando sus importes son relevantes.

4. Los gastos extraordinarios empiezan a ser habituales

Si todos los años aparecen gastos supuestamente excepcionales, quizá debamos revisar cómo se está elaborando el presupuesto.

5. Existen desviaciones importantes frente al presupuesto

Una desviación no es necesariamente negativa, pero debería poder explicarse.

6. Determinados saldos se arrastran durante varios ejercicios

Especialmente deudas, anticipos, proveedores o partidas pendientes de regularización.

7. No resulta sencillo seguir el destino de una derrama

Si se solicita dinero para una finalidad concreta, debería existir trazabilidad suficiente para comprender su utilización.

Una señal de alerta no demuestra que exista un error. Indica dónde merece la pena hacer una pregunta.

El Método Comunia®: cómo leer las cuentas de tu comunidad en 15 minutos

Minutos 1-3: ingresos y gastos

Localiza los ingresos y gastos totales, compáralos con el ejercicio anterior y pregunta qué explica las principales variaciones.

Minutos 4-6: presupuesto frente a realidad

Busca las partidas con mayores desviaciones. Empieza por las económicamente relevantes y pregunta por qué se ha gastado más o menos de lo previsto.

Minutos 7-9: banco, deudores y pagos pendientes

Localiza saldo bancario, deuda de propietarios, facturas pendientes y principales obligaciones.

Minutos 10-12: operaciones extraordinarias

Identifica derramas, grandes obras, subvenciones, indemnizaciones, reparaciones importantes y otros movimientos excepcionales.

Minutos 13-15: prepara tus preguntas

Anota aquello que necesitas comprender antes de votar. No intentes resolverlo todo en la primera lectura.

Si después de quince minutos puedes explicar de dónde viene el dinero, en qué se ha gastado, cuánto queda, qué está pendiente y por qué se han producido las principales desviaciones, ya has entendido una parte muy importante de la realidad económica de tu comunidad.

Un caso práctico: cuando el saldo bancario no cuenta toda la historia

Imaginemos una comunidad que termina el ejercicio con una cantidad considerable en el banco. A primera vista, la situación parece excelente y los ingresos han sido superiores a los del ejercicio anterior.

Sin embargo, al aplicar la lectura en tres capas aparecen varios datos importantes: una parte del incremento procede de una derrama extraordinaria; el dinero sigue en la cuenta porque la obra comenzará el ejercicio siguiente; existen algunas facturas pendientes; y una de las principales partidas de mantenimiento ha aumentado significativamente respecto al presupuesto.

¿Significa que las cuentas están mal? No necesariamente. Significa que afirmar «la comunidad tiene mucho dinero» es insuficiente para describir su situación.

Una explicación más precisa sería: «La comunidad dispone de una tesorería elevada, pero una parte está vinculada a una actuación extraordinaria, existen determinadas obligaciones pendientes y conviene analizar la desviación producida en mantenimiento».

Los números son los mismos. Lo que ha cambiado es nuestra capacidad para interpretarlos.

Consejo Comunia

Nunca apruebes o rechaces unas cuentas simplemente porque «te parecen bien» o «te parecen mal». Formula primero las preguntas necesarias para entenderlas. Una cuenta comprendida es mucho más útil que una cuenta simplemente aprobada.

La pregunta que siempre hacemos en Comunia Solutions

Si mañana tuvieras que explicar estas cuentas a otro propietario sin tener al administrador delante, ¿serías capaz de contarle qué ha ocurrido económicamente durante el año?

No necesitas recordar todas las cifras. Pero deberías poder explicar los grandes movimientos: cuánto se ingresó, en qué se gastó, qué cambió, qué queda pendiente y qué circunstancias extraordinarias explican el ejercicio.

Un minuto para tu comunidad

• ☐ ¿Sabes cuánto ingresó la comunidad durante el último ejercicio?
• ☐ ¿Sabes cuánto gastó?
• ☐ ¿Podrías identificar las tres partidas de gasto más importantes?
• ☐ ¿Sabes cuánto dinero había realmente en el banco al cierre?
• ☐ ¿Conoces cuánto deben los propietarios?
• ☐ ¿Sabes si existen facturas u obligaciones pendientes?
• ☐ ¿Puedes explicar las principales desviaciones respecto al presupuesto?
• ☐ ¿Sabes qué ocurrió con las derramas o fondos extraordinarios?

Si has respondido negativamente a varias preguntas, eso no significa que las cuentas estén mal. Probablemente todavía no dispones de información suficiente para comprender plenamente la situación económica de tu comunidad.

Checklist: qué revisar antes de aprobar las cuentas de una comunidad de propietarios

• ☐ Ingresos totales del ejercicio.
• ☐ Gastos totales.
• ☐ Comparación con el ejercicio anterior.
• ☐ Comparación entre presupuesto y gasto real.
• ☐ Principales desviaciones.
• ☐ Saldos de las cuentas bancarias.
• ☐ Conciliación entre banco y contabilidad.
• ☐ Deuda de propietarios.
• ☐ Facturas y obligaciones pendientes.
• ☐ Derramas y destino de los fondos extraordinarios.
• ☐ Gastos extraordinarios relevantes.
• ☐ Explicación de las partidas que hayan experimentado variaciones significativas.

No se trata de convertir al presidente en contable. Se trata de que pueda participar en las decisiones económicas de la comunidad con información suficiente para comprender lo que está aprobando.

Preguntas frecuentes sobre las cuentas de una comunidad de propietarios

¿Qué información debería permitir conocer las cuentas de una comunidad de propietarios?

Deberían permitir comprender los ingresos y gastos del ejercicio, la situación de tesorería, las cantidades pendientes de cobro y pago, las principales desviaciones respecto al presupuesto y las operaciones extraordinarias que hayan afectado a la comunidad.

¿Hay que ser contable para revisar las cuentas de una comunidad?

No para realizar una primera lectura. Un presidente o propietario puede comprobar las principales cifras, comparar ejercicios, identificar desviaciones y formular preguntas. Una revisión técnico-económica completa exige un análisis más profundo de documentación, movimientos bancarios y soportes.

¿Qué hay que revisar antes de aprobar las cuentas?

Como mínimo, conviene conocer los ingresos y gastos, comprobar las principales desviaciones respecto al presupuesto, entender la situación bancaria, conocer las deudas de propietarios y obligaciones pendientes e identificar los movimientos extraordinarios del ejercicio.

¿Qué ocurre si las cuentas de la comunidad no cuadran?

Lo primero es determinar el origen de la diferencia. Un descuadre no permite concluir automáticamente que exista una irregularidad. Lo importante es poder identificar, explicar y documentar la causa.

¿Cuál es la diferencia entre el saldo bancario y el resultado del ejercicio?

El saldo bancario refleja cuánto dinero existe en las cuentas bancarias en una fecha concreta. El resultado del ejercicio compara económicamente ingresos y gastos correspondientes al periodo. Además, una parte del dinero existente en el banco puede estar comprometida.

¿Cuándo conviene realizar una revisión independiente de las cuentas?

No existe una periodicidad universal adecuada para todas las comunidades. Dependerá de su tamaño, complejidad económica, obras, contratos, subvenciones, cambios de gestión y otros factores de riesgo.

¿Entiendes realmente las cuentas de tu comunidad?

La transparencia económica no consiste únicamente en entregar documentación. Tampoco consiste en presentar muchas cifras. La verdadera transparencia aparece cuando la información puede entenderse, explicarse y comprobarse.

En Comunia Solutions realizamos revisiones técnico-económicas independientes de comunidades de propietarios, analizando la información contable, los movimientos bancarios y la documentación que respalda la actividad económica de la comunidad.

Nuestro objetivo es transformar información económica compleja en conclusiones claras que permitan a presidentes, juntas de gobierno y propietarios tomar decisiones con mayor información y tranquilidad.

Porque unas cuentas verdaderamente transparentes no deberían exigir un acto de confianza. Deberían poder explicarse.

Las cuentas no deberían aprobarse porque nadie tenga preguntas. Deberían aprobarse porque las preguntas importantes tienen respuesta.